Chapter 6 技能训练

6.1 电子邮件

电子邮件是科研工作中最重要的沟通工具之一, 电子邮件写作是基本技能之一。

题目和收发人：

  • 主题应该简洁明了，能够清楚地传达邮件的目的。
  • 发信人名称为人名，禁止使用网名作为邮件的发信人姓名。例如： 张晓明<Zhangxm@qq.com>，或者Zhang Xiaomin<Zhangxm@qq.com>，而不能用胖死在减肥的道路上<Zhangxm@qq.com>一类的。
  • 收件人应该是邮件的主要接收者，避免使用过多的收件人。
  • 抄送人应该是需要知晓邮件内容的人，避免使用不必要的抄送人。
  • 邮件的抄送和密送应该谨慎使用，避免不必要的抄送和密送。
  • 邮件的签名应该包含发件人的姓名、职务、单位和联系方式，避免使用过长的签名。注意中英文的格式上的差异。举例：
    • 英文
    Xiaoming Zhang
Phd Candidate
College of Resources and Environment， Lanzhou University
Lanzhou, Gansu, China
    • 中文
    张晓明
博士研究生
兰州大学，资源环境学院

正文：

  • 邮件的写作风格和语气应该是正式的。
  • 正文应该简洁明了，避免使用复杂的句子和术语。
  • 结尾应该礼貌地结束，感谢收件人的时间和关注。
  • 邮件的格式应该规范，避免使用过多的颜色和字体，保持简洁明了。
  • 邮件文字应该经过仔细检查，避免出现拼写和语法错误。
  • 邮件的发送时间应该选择在工作日的工作时间内，避免在节假日或周末发送邮件。
  • 邮件回复应该及时，避免长时间不回复。

附件要求：

  • 当带有附件时，应该在邮件中清楚地提及。
  • 附件应该使用常见的文件格式，如PDF、Word、Excel等，避免使用不常见的文件格式。
  • 附件应该清晰地标明文件名和内容，避免使用模糊的文件名。
  • 附件的大小应该控制在合理范围内，避免发送过大的附件。
  • 附件的内容应该清晰明了，避免使用复杂的格式和排版。

6.2 ABT句式

ABT句子结构是：…… and ……， but ……, therefore ……。

中文句式为： ……，并且……, 但是……，因此……。

举例

  • 山洪研究
    • 气候变化导致山洪等灾害越来越严重，
    • 同时山洪带来的生命财产损失也越来越受关注，
    • 但是当前山洪灾害预警的时间和空间准确性远远不能满足人民和社会的需求，
    • 因此我们的的目标是提高山洪的预见期、预警时间精度和空间位置准确性。
  • 模型开发：
    • 水文模型能够解析气候变化对流域水文和湖泊的贡献，
    • 同时古气候研究需要模型来解释湖泊水位的历史变化，
    • 但是古气候数据无法满足现有水文模型对日/小时尺度的气象驱动数据的需求，
    • 因此开发万年尺度、体现冰川、积雪、植被影响下的流域水文和湖泊动态的水文模型非常必要。

6.3 作图与解释

6.3.1 DTM作图方法

Discover-Transform-Method作图方法

6.4 精炼书写原则

*以下内容参考源: Utah Valley University Writing Center (www.uvu.edu/writingcenter)

Writing with concision means intentionally using language and sentence structure to improve clarity and cut excess or unnecessary elements. Listed below are strategies you can use to make your writing more concise. Remember to always work with your audience and assignment in mind.

  • Limit Modifying Phrases (减少修饰短语)

    Eliminate phrases that modify the noun if they do not clarify the meaning of the sentence or if they include unnecessary information.

    • Wordy: The dishwasher in the kitchen is broken.
    • Concise: The dishwasher is broken.

  • Minimize Prepositional Phrases （减少介词从句）

    Avoid unnecessary prepositional phrases (preposition plus a noun).

    • Wordy: The assignment on writing about discourse communities is due on Friday.
    • Concise: The discourse community writing assignment is due by Friday.

  • Avoid Unnecessary Relative Clauses（避免不必要的从句）

    Relative clauses beginning with that, who, and which should be changed to short phrases, or deleted.

    • Wordy: The candidate who ran for president was likeable.
    • Concise: The presidential candidate was likeable.

  • Reword Infinitive Phrases（少用不及物动词）

    Eliminate infinitive phrases (to plus a verb) by using another form of the verb.

    • Wordy: The shortage of essential items has caused customers to become dissatisfied.
    • Concise: The shortage of essential items has dissatisfied customers.

  • Modify Other Phrases （能用一个字，决不用两个字）

    Change wordy phrases into single words or direct expressions when possible.

    • Wordy: At this point in time, add the eggs to the mixture.
    • Concise: Now, add the eggs to the mixture.

  • Use Active Voice（使用主动语态）

    Avoid passive-voice phrases by changing them to active voice.

    • Wordy: An account was created by Emma Garcia last week.
    • Concise: Emma Garcia created an account last week.

  • Eliminate Extra or Empty Words (删除空洞词，用精确词)

    Use one word that captures the main idea instead of multiple words that approximate it.

    • Wordy: The view was pretty, nice, andinteresting`.

    • Concise: The view was breathtaking.

  • Avoid Inflated Writing（避免浮夸）

    Use common and precise language whenever possible. Using overly academic language to impress readers often makes writing sound inflated.

    • Wordy: My sanguineous professor disesteemed my election of “grandiloquent.”

    • Concise: My wise professor disapproved of my choice of big words.

  • Avoid Nominalization（避免“动词名词化”）

    Nominalization occurs when a verb functions as a noun. Avoid this by using one active verb instead.

    • Wordy: The employee made the decision to quit their job.

    • Concise: The employee decided to quit their job.

  • Omit Redundant Word Pairs（避免重复含义）

    When using word pairs, look to see if both words are necessary. （如果关键词已经包含修饰词的含义，则直接删除修饰词）

    • Wordy: This gift is an unexpected surprise.

    • Concise: This gift is a surprise. （surprise已经包含了unexprected——意想不到的含义。）

6.5 格式/形式自查清单

6.5.1 PPT

  • 图件规范检查：可视化表达的核心要素
    1. 每张图是否有图题（Caption）？
    2. 是否标注变量单位（单位范围合理）？
    3. 非常见简写是否首次出现时解释？（如：NGS=非生长季）
    4. 组合图是否可合并为一张图？（减少页面碎片化）
    5. 色盲测试是否通过？https://www.color-blindness.com/coblis-color-blindness-simulator/
    6. 颜色映射是否符合直觉？（例：红→高温/干旱，蓝→低温/湿润）
    7. X/Y轴名称与单位是否清晰？
    8. 坐标比例是否合理？（避免数据失真）
    9. 多Y轴时是否明确区分左右对应关系？ 读者能否一眼读懂数据对应左右Y轴的对应关系？
  • 引用规范检查：学术诚信与格式统一
    1. 他人图表是否标注来源？
    2. 引用是否规范？建议格式为：人名+年份+期刊（例：Duffy et al., 2016, WRR）
  • 视觉设计规范：专业性与美观性平衡
    1. 定制属于自己的模板（避免PowerPoint默认模板） ，针对报告场合和听众使用不同的模版。
    2. 主色调≤3种（优先使用单位LOGO色系）
    3. 禁用大面积背景色（推荐纯白/浅灰底）
    4. 避免大红色字体
    5. 强调字体加粗或高亮
    6. 非必要，不使用PPT动画。
    7. 字体是否统一？
      • 标题：微软雅黑/Arial/Helvetica
      • 正文：宋体/Times New Roman
      • 特殊字体：仿宋/楷体
    8. 文字断行是否合理？避免单字成行。
    9. 页面是否保留足够留白？（上下左右边距≥1cm）
    10. 封面是否包含：
      • 单位LOGO（完整版）
      • 主旨图（强化主题记忆）
      • 作者姓名/单位/邮箱
      • 会议名称/时间/地点
    11. 目录页是否清晰展示逻辑框架？
    12. 章节过渡页是否有视觉标识？（例：色块/图标分隔）
    13. 是否添加页码？
  • 内容逻辑检查：学术表达的严谨性
    1. 章节顺序是否符合研究叙事？
    2. 是否存在”前繁后简”的页面失衡？ “前一页堆满图文，后一页空空如也”？
    3. 关键内容或者关键词加粗突出显示
  • 提交前终检：细节决定专业度
    1. 听众致谢语句
    2. 资助机构LOGO及编号（如：NSFC-XXXX）
    3. 每页角落是否有单位小LOGO

6.5.2 Word文档

  1. 图题(caption)是否合理？图题要能够清楚解释图件里面的含义————读者即使不阅读正文，可以借助图本身、图例和图题读懂图件表达的含义。
  2. 章节标题的层级关系是否得当？ 是否可以通过word/wps的自动提纲功能提取文章的目录结构？
  3. 是否在合适的地方加入引用？ 一般引用规则：重要的数据、重要论述、重要的因果关系、引自他人的观点/数据/结果等。
  4. 引用格式是否全文一致？
  5. 图件中的信息与正文阐述是否一致？例如：图件中包含研究区的经纬度、高程范围、降水量、气温等，该数值是否与正文中对应的数值一致？
  6. 前后文逻辑、观点是否一致？
  7. 标点符号是否中英文混用？
  8. 文字行距是否一致？
  9. 文字格式推荐使用模版。

6.6 个人简历（CV）

  • 个人简历是求职的第一步，简历的质量直接影响到面试的机会。
  • 内容简洁明了，突出个人的优势和特点。
  • 应该几个部分，如个人信息、教育背景、工作经历、学术成果、技能特长等。
  • 简历的格式应该规范，避免使用过多的颜色和字体，保持简洁明了。
  • 简历的排版应该整齐，避免出现错位和不对齐的情况。
  • 简历的字体应该选择易读的字体，避免使用过于花哨的字体。
  • 行距适中、段落适当，字号适中